|
ممیزی
و صدور گواهینامه
5S
|
|
5S يكي
از مباحث
عمده در
مديريت
کشورهای شرق
آسیا به ویژه
ژاپن ميباشد
كه ابتدا
درکشورهایی
مثل ژاپن
و هند و سپس در
ساير كشورها
مثل پاکستان – اندونزی
– کره – ویتنام و
… به كار گرفته
شده است.
هدف 5S به بياني
ساده، ساماندهی
و سامان دادن ، ایجاد
نظم و ترتيب،
پاكيزه
نمودن محیط ،
استاندرد
نمودن وضعیت
ها و در نهایت
ايجاد
انضباط در
محيط كاري
است.
5S به عنوان
موثرترين
راهکار و
ستوني
استوار در انجام
عمليات
اصلاحي و
بهبود بهره
وري شناخته
شده است كه با
اجراي اين
اصول در
صنايع و
سازمانهاي
مختلف
تجاري،
صنعتي ، پزشکی
و خدماتي
موجب افزايش
بهره وري ،
استفاده
بهينه از
سرمايه ها
مثل
نيروي
انساني ، تجهیزات
، منابع مالی
و زمان انجام كار،
افزايش
كارايي و در
نهايت
سودآوری
بيشتر
سازمان
ميگردد.
|
|
|
|
|
ارکان 5S
|
|
5S نظامي
است كه در کشورهای
مختلف با
اقبال عمومی
صنایع مختلف
روبرو شده
است و در صنایع
مختلف و
ارگانهای
خدماتی به
وفور مورد
استفاده
قرار گرفته و
نتايج بسيار
خوبي را براي
واحدهاي صنعتي و
خدماتي به
ارمغان
آورده است.
نتايجي كه
معمولاً با
استفاده از 5S حاصل مي گردد
را مي توان به
اختصار به
پيشگيري از
بروز حوادث،
كاهش میزان
وقفه های
كاري و
توقفات حین
کار و
افزايش
بهره وري
در محيط كار
عنوان نمود.
بطور
كلي هدف
نهايي 5S پيشگيري
از اتلاف
هاست.
عليرغم
اينكه این
سيستم
به ظاهر بسیار
ساده و قابل
فهم است و ولي
عموماً
سازمانها ی
مختلف اعم از
تولیدی و یا
خدماتی
براي
استقرار آن
در عمل
با مشكلات
فراوانی
روبرو هستند
که دليل اين
امر را بايد
در ظاهر ساده
آن جستجو كرد.
در واقع
تحقق 5S از آن
رو دشوار است
كه مديران و
پرسنل
اجرايي از
اهداف و مأموريتهاي
آن بصورت
صحيح اطلاع
كاملي
ندارند.
بنابراين
اجراي این
نظام و تدارك بستر
مناسب براي
انجام آن تا
زماني كه اصول
آن به خوبي
شناخته نشده
است ، كاري بسيار
دشوار می
باشد و به
همين خاطر به
منظور
آشنايي
مختصر مديران
با اين روش هر
يك از اين
اصول به
اختصار
معرفي ميگردند.
عبارت 5S براساس
حروف ابتداي
پنج واژه ژاپني
انتخاب شده
است. که در زير
معادل پنج واژه
مذكور را به
ترتيب از
راست به چپ به سه زبان
فارسي،
انگليسي و
ژاپني نمايش
ميدهد:
o
ساماندهي Sort، Seiri
o نظم و
ترتيب Straighten ، Seiton
o پاكيزه
سازي Shine ،
Seiso
o استانداردسازي Standardizing ،
Sekitsu
o
انضباط Sustain ، Shitsuke
|
|
|
|
اصول هر
يك از پنج
واژه فوق شرح
داده ميشود.
1
ساماندهي
(سازماندهي ،
تفكيك و
تعمير) ( Seiri ):
ساماندهي
در عام ترين مفهوم
آن عبارت است
از نظم دادن
به كليه اجزاي
يك سازمان
جهت نيل به
اهداف. از ديدگاه 5S ساماندهي
به معناي
تشخيص ضرور
از غيرضرور،
اتخاذ
تصميمات
قاطع و اعمال
مديريت
اولويتها
براي رهايي
از غيرضروريها
است. در
ديدگاه 5S
ساماندهي امري
دشوارتر از
قراردادن
اشياء در
گوشهاي ميباشد
و هدف ايجاد
نظمي مطلوب و
مناسب است. به منظور
موفقيت در
ساماندهي ميبايستي
به اولويت
بندي پرداخت.
به طور خلاصه اين S به
معني جدا
كردن آنچه
ضروري است از
غير ضروري ها
ميباشد.
نمونه هايي
از اجراي
اين
S را مي
توان بصورت
زير فهرست
نمود:
–تفكيك
اشياء ضروري
از غير ضروري ،
مشخص كردن
ملزومات
اداري كه در
اطراف شما
وجود دارد و
طبقه بندي
انها با توجه
به اولويت
استفاده از
آن، تفكيك
فرمهاي از
رده خارج و
فرمهاي در
گردش.
–
اقلامی را كه
استفاده نمي
كنيم دور
بريزيم ( دور
ريختن برگهاي
زائد).
|
|
2 نظم و
ترتيب (Seiton ) :
نظم و
ترتيب به
معني قرار دادن
اشياء در
مكانهاي
مناسب و مرتب
به نحوي كه
بتوان از آنها
به بهترين
وجه استفاده
كرد. نظم و
ترتيب راهي
است براي
يافتن و بكار
بردن اشياي
مورد نياز،
بدون انجام
جستجوهاي
بيهوده.
هنگامي كه هر
چيز با توجه
به كاركرد و
در نظر گرفتن
كيفيت و ايمني كار
در جاي مناسب
و مشخص قرار داشته
باشد، محل
كار همواره
منظم و مرتب
خواهد بود. بدين
منظور بايد
همه وسايل،
اقلام و فرمهاي
مورد نياز را
كه قبلا در
بند 1 شناسايي
شده است با
توجه به
كاركرد هر يك
از انها در
جاي مناسب
قرار دهيم
به نحوي كه با
سرعت و سهولت
قابل دسترس باشند.
به عبارت
ديگر قرار
دادن اشيا در
بهترين مكان
به بهترين
طريق ممكن و
امكان دسترسي
به آن با
حداكثر سرعت
(معمولا زير 30 ثانيه).
نمونه هايي
از اجراي اين S را مي
توان بصورت
زير فهرست
نمود:
–اقلامی
را كه
غالباً
استفاده مي
كنيم، در محل
كار قراردهيم
(تجهيز
ميزهاي
افراد به
ملزومات اداري)
–اقلامی
را كه به ندرت
استفاده مي
كنيم در جايي
دور از دسترس
قرار
دهيم(استفاده
از سيستم
بايگاني مناسب
به طوري كه
سوابق كاري
سالهاي
گذشته در جاهاي دورتري
قرار گيرد،
استفاده از
كتابخانه يا
قفسه هاي
مخصوص جهت
قرار گرفتن
كتابها و جزوات و
دستورالعملها)
–برچسب
گذاري و
شناسايي
كليه
زونكنها،
فايلها، قفسه
ها (برچسب
گذاري
فايلها به
نحوي كه نشان
دهنده محتويات
آن باشد.)
|
|
–استقرار
هر چيز در جاي مشخص
و مخصوص به
خود (استفاده
از فايلها و
قرار دادن
ملزومات
اداري در جاي خود،
استقرار و
طبقه بندي
فرمها در قفسه
هاي مخصوص،
استفاده از
كازيه جهت
طبقه بندي نامه ها و
يا كارهاي در
دست اجرا.)
–آوردن و
بازگرداندن
هر چيز در
حداقل زمان (بازگرداندن
زونكن سوابق
به محل
بايگاني، مرتب
كردن اقلام و
وسائلي كه
روزانه با آن سر و كار
داريم، قرار
دادن صندلي
پشت ميز كار در
هنگام ترك
محل كار).
-علامت گذاري
محدوده ها و
محل استقرار
اشياء و
شناسايي
افراد (تابلو
هاي مشخص
كننده نام افراد و
يا استفاده
از تگهاي
شناسايي،
مشخص شدن محل
استقرار
خودروهاي
شركت، طراحي جانمايي
ميز كاري
افراد).
–نظم و
ترتيب در
تابلوي
اعلانات ( نصب
پلاكاردهاي تبليغاتي
شركت در
جاهاي مناسب).
–طراحي
اعلانات به
نحوي كه
خواندن آنها
آسان باشد
(استقرار
مناسب مانند
در معرض ديد
بودن، طراحي
زيبا و خوانا
بودن).
|
|
3
پاكيزه
سازي ( Seiso ) :
در
ديدگاه 5S پاكيزه
سازي عبارت
است از دور
ريختن زوائد و
پاكيزه كردن
اشياء از
آلودگيها و
مواد خارجي.
به عبارت
ديگر پاكيزه
سازي نوعي
بازرسي است.
بازبيني و
پاكيزگي
محيط كار براي
حذف آلودگي
مورد تأكيد
در اين بخش از نظام 5S قرار
دارد.
برخي از
لوازم،
تجهيزات و
مكانها
لزوماً بايد
بسيار پاكيزه و
عاري از هر
نوع آلودگي
نگهداري
شوند. بنابراين
لازم است كه
آنها را
دقيقاً شناسايي
نموده و بر
اين باور بود
كه پاكيزه سازي
تنها تميز
كردن محل كار
و لوازم موجود در آن
نيست بلكه
پاكيزه سازي
امكان انجام
بازرسي و
بازبيني را
نيز بايستي فراهم
آورد. به
عبارت ديگر
پيشگيري از
كثيفي و
پاكيزه نگه
داشتن مداوم
محيط،
اموال،
افراد و حذف و
يا كنترل
آلودگي و
يادآوري اين
نكته كه محل
كار خود را
همانند خانه خود
بدانيم معنی
این S
می باشد . نمونه هايي
از اجراي اين S را مي
توان بصورت
زير فهرست
نمود:
|
|
–تعريف مسئوليتهاي
تمامي افراد
براي
پاكيزگي محل
كار (حفظ نظافت
و پاكيزگي
محيط كار هر
يك از
پرسنل،
پاكيزگي و
نظافت البسه
پرسنل).
–انجام
بازبيني و
پاكيزه سازي
مستمر توسط مجري
ارائه خدمات .
–شناسايي
و رفع
خرابيهايي
كه در اثر
نشتي ها فرسايش
ها، ترك
ها و غيره
بوجود آمده
است .
–شناسايي
منابع
آلودگي و سعي
در حذف و يا
كنترل آن.
–تميز
كردن محل كار
(شستشوي مرتب
با مواد
ضدعفوني
كننده،
نظافت در
انبار، جمع آوري
لوازم
مستعمل،
تميز كردن هر
چيز بلافاصله
بعداز كثيف
شدن).
–حذف آلودگيهاي
گرد و غبار
(استفاده از
تهويه مطلوب
در انبار و
سالن ها،
استفاده از فيلترهاي
صافي هوا،
استفاده از
كاورها،
قرار دادن
اقلام و اشيا
در محفظه هاي دربسته).
–پاكيزه
كردن
محلهايي كه
از چشم افراد
به دور است
(زير ميزها،
گوشه هاي
اتاق، زير
ملزومات
اداري و
تجهيزات
فني، پشت
پرده پنجره
ها، فايلها،
كشوها).
|
|
4
استانداردسازي
( Sekitsu ) :
استانداردسازي
عبارت است از
كنترل و اصلاح
دائمي
سازماندهي ،
نظم ، ترتيب و
پاكيزگي.
تاكيد اصلي
در
استانداردسازي متوجه
مديريت است
كه با
استفاده از
چك ليستهاي
مناسب و
استاندارد
كردن مقررات
با استفاده
از نوآوري و
خلاقيت،
محيط كار را
به نحوي
استاندارد و كنترل
نمايد كه همواره همه
عوامل با
سرعت و دقت
لازم مورد
استفاده قرار
گيرند. نمونه
هايي از
اجراي اين
S را مي
توان بصورت
زير فهرست
نمود:
–بازبيني
دوره اي
(تشكيل كميته
بازرسي، بازرسي و
بازديد از مجموعه
تحت پوشش،
برگزاري
مميزي داخلي).
–استفاده
از علائم و نشانه ها
(علائم
نشاندهنده جهت
و راهنما) .
–علامتگذاري
محدوده هاي
خطر و يا مراقبت خاص
(در انبار
مواد
شيميايي،
تجهيزات با
فشار كاركرد
بالا).
–علايم مربوط به
تجهيزات
خاموش كننده
(علائم مربوط
به زنگ خطر و
وسايل ايمني
و راهنماي سيستم
اطفاي حريق،
تابلوهاي
سيگار كشيدن
ممنوع).
–تمهيدات
پيشگيري از
خطا و اشتباه
(آموزش پرسنل
در خصوص بروز
خطر، تدوين دستورالعملهاي
كاري براي
استفاده از تجهيزات
ويژه).
–
|
|
برچسبهاي
نشاندهنده
ميزان دقت
ابزار (نصب ميزان
دقت تجهيزات
و تاريخ
اعتبار و
كنترل براي
آنها).
–تدوين
دستورالعمل
اجراي سيستم .
–تشكيل جلسات
كميته های
راهبری ،
بررسي نتايج
بازرسي هاي
دورهاي و
اخذ تصميمات
لازم براي پيشبرد
اهداف 5S .
–فعاليتهاي
لازم توام با
مسابقاتي
براي ساماندهي،
مرتب كردن
و تميز كردن
هر چه بهتر (در
نظر گرفتن يك
معيار در
ارزيابي
دپارتمانها
، ادارات و
تعيين واحد نمونه
در شركت و
اختصاص يكي
از
پارامترهاي
ارزيابي
ماهيانه
پرسنل به امر پاكيزگي
محل كار).
|
|
5 انضباط
( Shitsuke ) :
انضباط
عبارت است از
آموزش عادات و
توانايي
هايي جهت
انجام يك
وظيفه خاص.
نكته اصلي ،ا
ايجاد عادات
درست به
جاي عادات
نادرست است.
اين كار را
بايد از طريق
آموزش شيوه
هاي درست
انجام كار به افراد
و تمرين دادن
آنان در اين
زمينه آغاز
نمود. همچنين
اين تمرينها
از طريق وضع مقررات
و پيروي جدي
از آنها تحقق
مي پذيرد. به
عبارت ديگر
انضباط
فرآيند
تكرار و تمرين
انجام يك كار
است. مثلاً
كاملاً
ضروري است كه
رعايت مقررات
ايمني براي افراد به
صورت يك عادت
درست درآيد.
نمونه هايي
از اجراي اين S را مي
توان بصورت
زير فهرست
نمود:
–تمرين
نظم و ترتيب
(آموزش،
نظارت
مستمر، ارزيابي
و پاداش به
پرسنل جهت نظم و
انضباط).
–تمرين
وقت شناسي
(آموزش
استفاده
بهينه از زمان،
بخصوص در بخش تعميرات
در سالنها و
برقراري
جلسات).
–توجه به
زيباييها و
رعايت
ظواهر(استفاده
از لباسهاي
كار مناسب در
اداره و يا
سازمان).
–نگرش
مديريت به
فضاهاي عمومي
(ايجاد
فضاهاي سبز و
يا امكانات
رفاهي در محل
كار).
–استفاده
از تابلوهاي اعلانات
و يا تابلو
هاي عمومي
براي درج پيام
هاي آموزشي 5S .
|
|
جه
مواردي بر
فرآيند
مميزي و صدور
گواهينامه تاثير
مي گذارد ؟
|
|
خدمات
مميزي و صدور
گواهينامه
تابع موارد
زير مي باشد :
·
مقياس
و اندازه
شركت و بزرگي
آن .
·
تعداد
سايت ها ،
دپارتمان ها
و ادارتی كه
بايد
موردارزيابي
قرار بگيرد .
·
تعداد
كاركنان
·
نيازمنديهاي
قانوني .
·
توانايي
فرآيندها و
ميزان
اتوماسيون .
درخواست
مميزي بصورت
تركيبي (Integrate –
Combination ) با
استانداردهاي
ديگر .
|
|
|
|
معیارهای
صدور گواهینامه
:
|
|
|
ممیزی با
استفاده از
چک لیست
انجام می
گردد و
براساس امتیاز
کسب شده از 100
مطابق با
جدول زیر نوع
گواهینامه
مشخص می گردد
(گواهینامه
صادره 3 سال
اعتبار دارد
که با انجام
ممیزی های
مراقبتی پشتیبانی
می گردد )
:
|
|
گرید
A
|
گواهینامه
صادر می شود
(Certificate )
|
ممیزی
های مراقبتی
به صورت سالیانه
انجام می شود .
|
امتیاز
بالای 80
|
|
گرید
B
|
گواهینامه
صادر می شود
(Certificate )
|
ممیزی
های مراقبتی
به صورت 6 ماهه
انجام می شود
در صورت کسب
امتیاز
بالاتر از 80 ،
ممیزی ها به
سالیانه تبدیل
می شود .
|
امتیاز
بین 71 تا 80
|
|
گرید
C
|
تائیدیه
صادر می شود
(Confirmation Letter)
|
سازمان
باید
اقدامات
اصلاحی طرحریزی
شده در خصوص
عدم
انطباقها را
طی 90 روز
انجام دهد تا
در صورت تائید
و کسب امتیاز 71
به بالا
به گرید B تبدیل
گردد .
|
امتیاز
بین 61 تا 70
|
|
گرید
F
|
سازمان
آماده گی دریافت
گواهینامه
را ندارد
|
سازمان
آماده گی دریافت
گواهینامه
ندارد طی 6 ماه
از اخرین روز
ممیزی
سازمان باید
نسبت به
انجام
اقدامات
اصلاحی
اقدام نماید
تا مجددا با
نفر روز کامل
نسبت به ممیزی
اقدام شود – در
صورتیکه
سازمان
نتواند در
مرحله ممیزی
مجدد امتیاز
گرید C را
کسب نماید تا یکسال
از تاریخ اولین
ممیزی نمی
تواند برای
دریافت گواهینامه
اقدام نماید
.
|
امتیاز
زیر 60
|
|
|
|
|
|
|
